Versie: 20 juli 2026
Eventure AV Productions respecteert uw privacy. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken wanneer u onze websites bezoekt, een offerte of dienst aanvraagt, het klantenportaal gebruikt, telefonisch contact heeft of klant, leverancier of zakelijke partner bent.
3.1 Wie is verantwoordelijk?
Eventure AV Productions is de verwerkingsverantwoordelijke. Eventure Special FX is een merk waaronder Eventure AV Productions diensten aanbiedt en is voor privacydoeleinden geen afzonderlijke organisatie.
Contactgegevens: Eventure AV Productions, Elingsloane 18-5, 9251 MN Burgum, Nederland. KvK 99529386. E-mail: aanvraag@eventureavproductions.nl. Voor een privacyvraag zet u in het onderwerp 'Privacyverzoek'.
3.2 Op wie en op welke kanalen is dit van toepassing?
bezoekers van eventureavproductions.nl en eventurespecialfx.nl;
aanvragers, klanten en contactpersonen bij zakelijke klanten;
gebruikers van het klantenportaal;
bellers die de AI-telefoon of een medewerker spreken;
leveranciers, freelancers, locatiebeheerders, artiesten, technici en andere productiepartners;
personen die zichtbaar zijn in foto- of videomateriaal dat Eventure rechtmatig gebruikt.
3.3 Welke gegevens verwerken wij?
identiteits- en contactgegevens, zoals naam, bedrijfsnaam, e-mailadres en telefoonnummer;
aanvraag- en eventgegevens, zoals evenement, datum, locatie, bezoekersaantal, gewenste diensten, planning en vrije toelichting;
contract- en financiële gegevens, zoals offertes, afspraken, facturen, betalingen en debiteurgegevens;
portalgegevens, zoals accountgegevens, aanvraag- of klantnummer, inlog- en beveiligingslogs, documenten en uploads;
telefoongegevens, zoals telefoonnummer, datum, tijd, gespreksduur, transcript of zakelijke gespreksnotitie en gekozen vervolgactie;
technische websitegegevens, zoals IP-adres, browser, apparaat, beveiligingslogs en noodzakelijke sessiegegevens;
correspondentie, klachten, incidentmeldingen en gegevens die nodig zijn voor veiligheid of een juridisch geschil;
beeld- en geluidsmateriaal van producties wanneer Eventure daarvoor een geldige grondslag heeft.
Geen gevoelige informatie Stuur geen medische gegevens, kopieën van identiteitsbewijzen, betaalkaartgegevens, strafrechtelijke informatie of andere gevoelige persoonsgegevens via een vrij tekstveld of de AI-telefoon. Is zulke informatie toch ontvangen en niet nodig, dan verwijderen of redigeren wij deze zo snel mogelijk.
3.4 Waarom verwerken wij gegevens en op welke grondslag?
| Doel | Gegevens | Grondslag |
|---|---|---|
| Aanvragen beantwoorden en offertes maken | Contact-, event- en correspondentiegegevens | Uitvoering van precontractuele maatregelen op uw verzoek; bij zakelijke contactpersonen ook ons gerechtvaardigd belang bij zakelijke communicatie |
| Overeenkomst uitvoeren | Planning, contact, locatie, techniek, leveranciers en dossier | Uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang bij een veilige en aantoonbare productie |
| Facturatie en administratie | Contract-, betaal- en factuurgegevens | Wettelijke verplichting en uitvoering van de overeenkomst |
| Klantenportaal | Account, klantnummer, documenten, uploads en beveiligingslogs | Uitvoering van de overeenkomst; gerechtvaardigd belang bij veilige digitale dienstverlening |
| AI-telefoon | Spraak tijdens gesprek, transcript/notitie, metadata en vervolgactie | Precontractuele maatregelen of uitvoering overeenkomst; gerechtvaardigd belang bij bereikbaarheid en efficiënte service |
| Beveiliging en fraude/misbruik voorkomen | IP-adres, logs, account- en incidentgegevens | Gerechtvaardigd belang bij beveiliging van systemen, klanten en onderneming |
| Juridische claims en verzekeringen | Relevant dossier- en incidentmateriaal | Gerechtvaardigd belang bij vaststelling, uitoefening of onderbouwing van rechten |
| Nieuws of telefonische aanbiedingen | Contactgegevens en bewijs van toestemming | Voorafgaande, aantoonbare toestemming; intrekken kan altijd |
| Herkenbaar promotioneel beeld | Foto/video en context | Toestemming waar vereist; in beperkte gevallen gerechtvaardigd belang na belangenafweging |
Wanneer wij ons baseren op een gerechtvaardigd belang, beoordelen wij of het gebruik noodzakelijk is, wat u redelijkerwijs mag verwachten en of uw privacybelang zwaarder weegt. U kunt om uitleg vragen en bezwaar maken.
3.5 AI-telefoon
Onze telefoon kan worden beantwoord door een AI-assistent. Aan het begin van het gesprek hoort u duidelijk dat u met AI spreekt. De assistent kan spraak tijdelijk verwerken en omzetten in tekst om uw vraag te begrijpen, gegevens voor een offerte te verzamelen, een afspraak of terugbelverzoek te noteren en het gesprek naar een medewerker te laten opvolgen.
Wij bewaren standaard geen ruwe audio-opname van het gesprek.
Een transcript of zakelijke gespreksnotitie wordt maximaal 90 dagen bewaard. Als de inhoud onderdeel wordt van een aanvraag, contract, klacht of incident, geldt de termijn van dat betreffende dossier.
Wij laten de leverancier gespreksgegevens niet gebruiken om eigen algemene AI-modellen te trainen.
De AI-assistent neemt geen definitieve beslissing over prijs, krediet, contractacceptatie, aansprakelijkheid, veiligheid of vergunningen. Een bevoegde medewerker bevestigt zulke zaken.
U kunt om een medewerker of terugbelverzoek vragen of per e-mail contact opnemen.
Deel via de AI-telefoon geen gevoelige persoonsgegevens. Bij spoed of direct gevaar belt u 112 en volgt u de aanwijzingen van locatie- of hulpdiensten.
Als wij in een uitzonderlijk geval een audio-opname willen bewaren, melden wij dit vooraf met het specifieke doel, de bewaartermijn en uw keuzemogelijkheid. Zonder die voorafgaande melding wordt geen ruwe audio bewaard.
3.6 Klantenportaal
In het klantenportaal kunt u aanvragen, offertes, facturen, afspraken en bestanden bekijken of bestanden uploaden. Gebruik een uniek en sterk wachtwoord en deel uw account, klantnummer of aanvraagnummer niet met onbevoegden. Wij gebruiken technische logs om accounts en documenten te beveiligen en misbruik te onderzoeken.
Upload alleen informatie die nodig is voor uw productie. Als u persoonsgegevens van medewerkers, artiesten, bezoekers of anderen uploadt, zorgt u ervoor dat u deze rechtmatig met Eventure mag delen. Wanneer Eventure uitsluitend namens u persoonsgegevens verwerkt, maken wij zo nodig aanvullende afspraken in een verwerkersovereenkomst.
3.7 Websites, cookies en Google Maps
Onze websites gebruiken noodzakelijke technische functies voor beveiliging, formulieren en het klantenportaal. Voor niet-noodzakelijke cookies of externe inhoud vragen wij vooraf toestemming. Op de contactpagina kan Google Maps worden getoond. De kaart wordt pas geladen nadat u kiest voor 'Externe media toestaan'. Vanaf dat moment kan Google gegevens ontvangen, waaronder uw IP-adres en apparaatinformatie. Meer informatie staat in ons cookiebeleid.
3.8 Met wie delen wij gegevens?
Wij verkopen geen persoonsgegevens. Voor de genoemde doelen kunnen gegevens worden gedeeld met:
hosting-, e-mail-, portal-, back-up- en beveiligingsleveranciers;
de leverancier en subleveranciers van de AI-telefoon, uitsluitend onder onze instructies;
boekhouder, betaal- en incassodienstverleners, verzekeraar, jurist of accountant;
freelancers, transporteurs, verhuurpartners, locatiebeheerders en technische partners voor zover nodig voor de productie;
Google wanneer u zelf toestemming geeft om Google Maps te laden;
overheidsinstanties of toezichthouders wanneer een wettelijke verplichting dit vereist;
een opvolgend bedrijf bij verkoop of overdracht van (een deel van) de onderneming, met passende vertrouwelijkheid.
Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Zelfstandige partijen ontvangen alleen gegevens die zij voor hun eigen wettelijke of contractuele rol nodig hebben.
3.9 Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Wij geven de voorkeur aan verwerking binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Als een leverancier of subleverancier gegevens buiten de EER verwerkt, doen wij dit alleen met een geldige wettelijke waarborg, zoals een adequaatheidsbesluit of de door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen, aangevuld met passende beveiligingsmaatregelen waar nodig. U kunt ons vragen welke waarborg voor uw gegevens geldt.
3.10 Hoe lang bewaren wij gegevens?
| Categorie | Termijn |
|---|---|
| Niet-geaccepteerde aanvraag of offerte | Maximaal 12 maanden na het laatste inhoudelijke contact |
| Klant-, contract- en productiedossier | In beginsel 5 jaar na afronding, behalve gegevens die langer nodig zijn voor belasting, claim of garantie |
| Facturen en fiscale basisadministratie | 7 jaar na het einde van het relevante boekjaar of langer als de wet dit vereist |
| Portalaccount | Tijdens de klantrelatie; deactiveren na 12 maanden zonder actief dossier en verwijderen zodra wettelijke of contractuele bewaring niet meer nodig is |
| Portal- en beveiligingslogs | In beginsel maximaal 6 maanden; langer alleen bij incidentonderzoek |
| AI-transcript of zakelijke belnotitie | Maximaal 90 dagen; relevante inhoud verhuist naar het aanvraag-, contract-, klacht- of incidentdossier |
| Ruwe audio AI-telefoon | Niet standaard bewaard. Uitzondering alleen na voorafgaande melding en met een specifieke korte termijn |
| Marketingtoestemming | Zolang de toestemming geldt plus maximaal 5 jaar voor bewijs van de toestemming of intrekking |
| Klacht, incident of juridisch geschil | Zolang noodzakelijk voor afhandeling en wettelijke verjarings- of bewaartermijnen |
| Noodzakelijke web- en formulierlogs | In beginsel maximaal 30 dagen, tenzij een beveiligingsincident langer onderzoek vereist |
Wij kunnen gegevens eerder anonimiseren of verwijderen. Als meerdere termijnen gelden, bewaren wij alleen het deel dat nog nodig is en beperken wij de toegang.
3.11 Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen. Daaronder vallen beperkte toegangsrechten, sterke authenticatie, versleutelde verbindingen, back-ups, updates, logging, leveranciersafspraken, periodieke toegangscontrole en een datalekprocedure. Geen methode is volledig risicoloos; meld een vermoedelijk beveiligingsprobleem direct via aanvraag@eventureavproductions.nl.
3.12 Uw privacyrechten
inzage in uw persoonsgegevens;
correctie van onjuiste of onvolledige gegevens;
verwijdering wanneer wij gegevens niet meer hoeven of mogen bewaren;
beperking van het gebruik in de gevallen die de AVG noemt;
bezwaar tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang;
altijd bezwaar tegen direct marketing en intrekking van marketingtoestemming;
overdraagbaarheid van door u verstrekte gegevens wanneer dit wettelijk geldt;
intrekking van toestemming zonder dat dit eerder rechtmatig gebruik aantast;
informatie over eventuele geautomatiseerde besluitvorming. Eventure neemt geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolg of vergelijkbaar aanzienlijk gevolg.
Stuur uw verzoek naar aanvraag@eventureavproductions.nl met 'Privacyverzoek' als onderwerp. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Wij kunnen extra informatie vragen om uw identiteit te controleren, maar vragen niet meer dan noodzakelijk. Stuur niet ongevraagd een volledige kopie van uw identiteitsbewijs.
3.13 Klacht en toezicht
Wij lossen een privacyvraag graag eerst rechtstreeks met u op. U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
3.14 Minderjarigen
Onze diensten richten zich niet zelfstandig op kinderen. Een minderjarige laat een aanvraag of contract door een ouder of wettelijke vertegenwoordiger behandelen wanneer dat wettelijk nodig is. Deel geen gegevens van kinderen als deze niet noodzakelijk zijn voor de productie.
3.15 Wijzigingen
Wij kunnen deze verklaring aanpassen wanneer onze diensten, leveranciers of wetgeving veranderen. De actuele versie staat op beide websites. Bij een belangrijke wijziging informeren wij actieve klanten via een passend kanaal.